Tidsoptimering: Effektive råd til at få mere ud af din tid

27. juni 2013 Dennis Drejer Personlig udvikling, Tidsoptimering, 4

Her kommer 3928 spændende og lærerige ord omkring emnet tidsoptimering.

Efter mit tidligere indlæg med tips og tricks til at sælge mere via din webshops har jeg fået blod på tanden for at prøve formatet af på et nyt emne. Det er et emne jeg har fået større og større interesse i. Jeg har gennem de sidste 5 år fået mere og mere at se til. Det gælder både i mit privatliv, hos Cykelpartner.dk og i min egen virksomhed Drejer Digital Marketing.

Derfor har jeg prøvet at optimere min tid. Det er desværre ikke bare noget man gør fra den ene dag til den anden. At få mere ud af den tid man arbejder kræver hvis ikke måneder, så års tilvending og ændring af tanke- og arbejdsgange.

For 5 år siden havde jeg små Post-it til at sidde over alt på mit bord, min computer og ja sågar på mit køleskabet, min pung og på min mobil. Jeg er flere gange blevet kaldt Conan Lurbakke (Fra Casper og Mandrilaftalen) og hos min svigerfamilie går jeg stadigvæk under øgenavnet Lurbakke.

De fleste af disse Post-its er nu væk og erstattet med min Outlook kalender og en masse andre rutiner. Derved synes jeg selv, at jeg er ved at have styr på min tid. Man kan dog altid lære nyt. Derfor har jeg spurgt 5 vidt forskellige personer, som jeg har et indtryk af har styr på deres tid, om de vil svare på et par spørgsmål omkring emnet tidsoptimering.

Jeg har stillet alle 5 deltagere det samme spørgsmål og ladet tolkningen af spørgsmålet være helt op til den enkelte deltager. Deltagerne har ikke set hinandens besvarelser inden udgivelsen af dette indlæg.

Spørgsmålet deltagerne blev stillet lød:

1. Hvordan organiserer du din tid, så du får lavet mest muligt og hvilke værktøjer benytter du til at organisere dig?
2. Hvordan optimerer du din tid?
3. Hvad er dit vigtigste råd til andre, så de får mere lavet?

Deltagerne fik at vide, at de selv måtte vælge om de ville holde sig til de tre spørgsmål eller om de ville tage en anden vinkel på emnet.

Her kommer besvarelserne i tilfældig rækkefølge:

• Mikael Rieck
• Martin Thorborg
• Mads Phikamphon
• Mette Bundgaard
• Casper Blom

Mikael Rieck

Mikael er en affiliate marketer, som har 100% styr på hvad han laver på nettet. Er der noget han ikke ved noget om, så ved han hvem kan skal have til at lave det. Mikael er i mine øjne rigtig dygtig til at outsource sit arbejde, så han selv kan lave det han brænder for og derved bruge sin egen tid optimalt.

Følg: Twitter – Google Plus

1. Hvordan organiserer du din tid, så du får lavet mest muligt og hvilke værktøjer benytter du til at organisere dig?

For mig er det vigtigt, at ting er skrevet ned. Jeg arbejder meget bevidst med lister og de ting der skal udføres og meget gerne i prioriteret rækkefølge. I de fleste tilfælde bliver det skrevet ned på papir som så ligger på skrivebordet ved siden af computeren. På den måde har jeg hele tiden styr på hvad der er udestående og jeg har en mulighed for fysisk at sætte en tyk streg henover de ting der er udført. Den del giver en vis tilfredsstillelse i sig selv.

En anden fordel ved at skrive ting ned er, at man ved de står på listen og derfor behøver man ikke bruge mental energi på at huske på dem og kan fokusere 100% på den opgave man er i gang med uden frygt for at glemme de andre ting.

2. Hvordan optimerer du din tid?

Igen er listen utroligt vigtig. Langt de fleste dage har jeg et meget stramt program og det gør, at jeg bliver nødt til at være super effektiv når jeg laver noget. Jeg har ikke ”hele dagen”, men udelukkende nogle få timer (4-5 timer) om dagen til at drive min online forretning.

Det er ikke for sjov at man siger, at ”hvis man skal have noget lavet, så skal man give det til dem der har travlt”. De sløser nemlig ikke på samme måde med tiden som dem der har ”nok af den”.

3. Hvad er dit vigtigste råd til andre, så de får mere lavet?

Her vil jeg gerne komme med to råd som jeg synes er lige vigtige. Det første handler om at holde fokus. Mange online marketers og andre iværksættere får konstant nye ideer i alle mulige retninger. Det er sjældent særlig produktivt og specielt ikke hvis man ”lige skal prøve det af”. Jo mere fokus man kan holde på en enkelt ting, desto mere får man udført og dermed øger man også chancerne for succes.

Den anden ting handler om at fjerne forstyrrende elementer. Luk Twitter, Google+, Facebook, e-mail og mobiltelefonen. Luk døren til kontoret og forklar familien at du ikke vil forstyrres. Kan du ikke holde fingrene fra din e-mail eller Twitter, så hiv stikket til internettet. Tag en kold tyrker. Rigtig mange ting kan sagtens klares offline. Hvis man er vant til kun at kunne holde sin opmærksomhed fanget i 30 sekunder ad gangen, så vil det tage noget tid at komme ud af den dårlige vane. Det er dog vigtigt at lære for at kunne blive rigtig produktiv.

Slutteligt, så husk at beløn dig selv når du har udført en opgave. Små belønninger løbende giver et lille klap på skulderen og lidt energi til at fortsætte.

Du kan læse mere om Mikael på hans blog www.antphilosophy.com.

Martin Thorborg

Martin kræver nok ikke meget introduktion. Han er en kanon dygtig iværksætter, som blandt andet har været med til at starte Jubii, Amino.dk og mange andre succesfulde virksomheder. Han har skarpe holdninger og er ikke bange for at sige hans mening.

Følg: Twitter – Google Plus

Martin har valgt at besvare mine spørgsmål med en lydfil, som du kan høre her. Nedenunder finder du et transscript af lydfilen.

martin-thorborg-om-tidsoptimering

Transscript:

Hej med jer.

Jeg vil godt prøve, at svare lidt på hvordan jeg bruger min tid. Jeg er nok lidt utraditionel i forhold til alle andre.

Første spørgsmål er: Hvordan organiserer du din tid, så du får lavet mest muligt og hvilke værktøjer benytter du til at organisere dig?

Jeg må tilstå, at jeg ikke forsøger, at få det meste ud af min tid. Jeg værdsætter splidtid, overspringshandlinger osv. Det er nemlig der jeg er kreativ. Jeg sætter mig ned og arbejder hårdt i en periode også slapper jeg af og hygger mig bagefter. Jeg arbejder altså meget stødvist.

Derudover tror jeg, at en hver form for vidensindhentning (Læse Twitter o.l.) kan være med til, at skabe noget interessant indhold eller nogle interessante informationer som jeg kan bruge andre steder til at springe over hvor gærdet er lavest. Jeg er ikke en af dem, der er stor fan af at skulle optimere hvert sekund af mit liv. Det er der bestemt nogen der gør og som får meget ud af det, men sådan fungerer jeg ikke.

Den måde jeg organiserer min tid på – primært min indbakke – er at jeg sender ting som jeg skal huske på mail, til mig selv. Derefter ser jeg det igennem. Jeg har selvfølgelig også en ganske almindelig kalender som jeg synkroniserer med min iPad og iPhone, så jeg kan overholde de aftaler som jeg laver.

Jeg forsøger, at lade være med, at lave aftaler før kl. 10 og senest kl. 14. Jeg gider ikke, at holde møde før kl. 10. Der sidder jeg på Baresso og hygger mig. Jeg læser avis og bliver klogere. Jeg får samtidig svaret et par mail. Om eftermiddagen skal jeg ofte hente mine børn. Jeg arbejder til gengæld lidt om aftenen.

Det er sådan set meget low key. Det er en simpel måde jeg tilrettelægger min tid på.

Spørgsmål to: Hvordan optimerer du din tid?

Det har jeg sådan set næsten svaret på. Jeg optimerer den sådan set ikke. Den måde jeg arbejder på er typisk, at borer mig ned i et projekt i en måned til halvanden, hvor jeg virkelig bruger mange timer af døgnet. Jeg tænker ikke på meget andet i den periode. Jeg lader e-mails og alt muligt andet skrammel sejle. Det vil sige, at jeg kun svarer e-mails, som har noget med foredragsforespørgsler og journalistforespørgsler at gøre. Ting der er vigtige for mig. Alle andre må sådanset sejle i deres egen sø. Når den måned til halvanden så er gået og jeg lige slapper lidt af, så har jeg måske et par måneder hvor jeg går lidt og sunder mig. Jeg får trænet igen. Får svaret på alle de mails som jeg ikke har fået svaret på. Det er den måde jeg arbejder på.

Spørgsmål tre: Hvad er dit vigtigste råd til andre, så de får mere lavet?

Jamen det er sgu egentlig. Jeg tror det er, at man ikke kun skal tænke over, at optimerer sin tid. Man skal også give sig tid til, at få fri engang i mellem. Det med at være så disciplineret og aldrig nogensinde følge et link fra en mail ud på nettet, for at opleve et eller andet. Jeg tror måske, at man kan blive enormt effektiv tidsmæssigt og nå en hel masse – Spørgsmålet er bare om kvaliteten er høj eller alv, når man ikke får de relevante informationer?

Mit råd er, at man nogle gange skal være glad for de overspringshandlinger man laver og lade være med, at tænke på dem som overspringshandlinger og spild af tid. Man skal se dem som udviling mellem marathoner. Tider hvor man samler inspiration. Hvor man lige giver hjernen et frikvarter. Det mener jeg ikke nødvendigvis skal lægges i skema.

Det var mine små input – Håber I kan bruge dem. Hej.

Læs mere om Martin på www.thorborg.dk. Du kan også følge hans videoblog på www.thorborg.tv eller læse hans Wikipedia side (Hvem der bare havde sådan en :)).

Mads Phikamphon

Mads Phikamphon tager tidsoptimering til nye ekstremer. Jeg mødte Mads første gang til Workaway 2012, hvor jeg fik fortalt historier om hvordan han kun sover 3-4 timer hver nat, for at have flest mulige timer til at arbejde. Så Mads optimerer ikke bare den tid han har tilrådig – Han optimere hele sin verden, inkl. sin søvn.

Følg: Twitter – Google Plus

Her kommer Mads’ besvarelse:

Jeg siger sommetider ja til et projekt som freelance programmør (C#/.NET). Men i modsætning til mange andre konsulenter, så er prisen ikke blandt mine salgsargumenter. Måske snarere tværtimod, da jeg er relativt dyr i drift 🙂

Tilgengæld kan jeg sælge mig selv på at jeg er pisse effektiv – og det er der god grund til at betale ekstra for, da de bedste programmører går for at være 10x mere produktive end dem i den dårlige ende.

Mit udgangspunkt er at effektivitet først og fremmest handler om god planlægning, så inspireret af min tid i Accenture har jeg lavet en fast slagplan for hvordan jeg giver mig i kast med et nyt projekt.

Først skal der laves en ordentlig kravspecifikation, så der undgås en masse misforståelser og der ikke er nogen tvivl om hvad der skal laves. Hvis det ikke står i kravspecifikationen, så bliver det ikke lavet!

Når kravspecifikationen er færdig, så er det tid til at sortere projektets dele. Dvs. at beslutte i hvilken rækkefølge de forskellige ting skal laves ud fra følgende faktorer:

1. Hvilke dele der er afhængige af hinanden, da det jo er temmelig smart at starte med fundamentet frem for skorstenen.
2. Kundens prioritering af projektets dele, så en bestemt funktion fx. kan blive færdig i en fart og komme med i den første, grundlæggende version af projektet.
3. Dele som der er risiko for kunden ændrer mening omkring. Her tænker jeg især på brugergrænsefladen, så ofte laver jeg en hurtig mockup af projektet så kunden hurtig kan se hvordan tingene kommer til at se ud.

Sorteringen styrer jeg i et regneark der efter endt sortering ser sådan her ud:

Tidsoptimering-regneark (Side 1)

Derefter finder jeg frem til hvilke funktioner der er krævet for at få projekts dele til at fungere. Alle de funktioner jeg finder frem til bliver også skrevet ned i et regneark, så der er overblik over alt hvad der skal laves.

Alle funktionerne nummereres og for hver af projekts dele anføres det hvilke funktioner der skal implementeres. Det fører til følgende to regneark, først et der angiver alle funktionerne:

Tidsoptimering-regneark (Side 2)

Og derefter et opdateret regneark med projektets dele:

Tidsoptimering-regneark (Side 3)

Endelig er jeg klar til at gå i gang med at kode, men nu kommer det tilgengæld også til at gå rigtig, rigtig stærkt. Takket være min stærke forberedelse er jeg aldrig i tvivl om hvad jeg skal lave og tiden kan derfor udnyttes 100% (hvilket betyder rigtig meget, da de fleste spilder en helvedes masse tid på at stene over hvad de egentlig skal give sig i kast med).

Min stærke forberedelse sikrer også at den kode jeg skriver hænger sammen og at det sjældent er nødvendigt at gå tilbage og lave noget om. I modsætning til mange andre projekter er der tænkt over tingene og risikoen for elendige lappeløsninger er effektivt minimeret.

Det er helt utroligt så meget mere effektiv jeg bliver på denne her måde, så jeg mener absolut at jeg her har fat i en af hemmelighederne bag det at være 10x mere effektiv end dem i den dårlige ende.

Du kan læse mere om Mads på www.genvejen.dk. Du kan også med fordel læse Mads’ indlæg om tuning af to-do-lister på Michael Aagaards blog.

Mette Bundgaard

Mette driver virksomheden Time Consult som arbejder med tidsoptimering. Jeg stiftede bekendtskab med Mette gennem lederen af Step1 (Det iværksætterhus jeg har kontor i). Jeg hørte et foredrag som Mette holdte og vidste med det samme, at hun bestemt havde fat i den lange ende omkring tidsoptimering.

Mette Bundgaard har i over 10 år været ekspert, underviser og foredragsholder på hvordan man via personlig effektivitet kan hjælpe mennesker til et bedre arbejdsliv, hvor bunker på skrivebordet, kaos i hovedet og en fyldt indbakke er passé. For når vi har det godt, har vores familie, vores kollegaer og vores virksomhed det også godt.

Følg: Twitter

1. Hvordan organiserer du din tid, så du får lavet mest muligt og hvilke værktøjer benytter du til at organisere dig?

Jeg bruger Outlook som mit hjælperedskab til at registrere alt det jeg skal nå. Men om du bruger Gmail, Lotus Notes, Outlook eller andet er ikke så vigtigt. Det der er vigtigt er, at du har et system, så du kan få tingene ud af hovedet og ind i et system, der kan holde styr på tingene for os. Dermed har du et overblik over dine igangværende ting. Det giver en fantastisk ro, og du er ikke bange for at glemme noget.

2. Hvordan optimerer du din tid?

Jeg er meget opmærksom på hele tiden at have fokus på mine tidsrøvere og hele tiden prioritere i forhold til hvad der er vigtigst og hvad der haster mest.

En af de største tidsrøvere er afbrydelser. Og det er ikke nødvendigvis andre, der afbryder os. Ubevidst afbryder vi faktisk os selv mange gange i løbet af en dag. Nogle af de afbrydelser der er nemmest at eliminere er pop-up på mails, lyd på sms, post-its, overspringshandlinger, rod på skrivebordet.

Hver gang jeg går i gang med en opgave prioriterer jeg, hvor vigtig den er i forhold til vigtighed og deadline. Der er sjældent to opgaver der er lige vigtige og haster lige meget. Man kan prøve at tænke: Hvad sker der hvis opgaven ikke blive løst? Hvad er konsekvensen? Den opgave der har den største konsekvens, hvis ikke den bliver løst til tiden, skal naturligvis løses først.

3. Hvad er dit vigtigste råd til andre, så de får mere lavet?

I Time Consult arbejder vi efter et princip, som vi kalder “Gør det nu – beslut eller afslut”.

Det går i al sin enkelthed ud på, at når du får en opgave, en mail, en tanke, etc.,  så tager du stilling til med det samme, om den skal besluttes eller afsluttes.

Hvis der er noget der tager under 5 min. og det kan afsluttes, så gør det nu. Du har allerede forholdt dig til opgaven, så det er hurtigst at få den afsluttet med det samme.

Hvis du ikke kan afslutte opgaven, så tag stilling hvornår der skal tages fat i den. Og det gøres ud fra mål og deadline – hvor vigtig er opgaven og hvor meget haster den.

Gør det nu – beslut/afslut er et meget enkelt redskab til at udnytte tiden optimalt og få tingene gjort.

Læs mere om Mette på www.timeconsult.dk.

Casper Blom

Casper var også med i mit sidste “Hjælp fra eksperterne”-indlæg for webshops. Casper er utrolig flittig. Udefra forstår man ikke hvor han får tid til alle sine mange projekter og virksomheder. Når man går i dybden med hvordan han arbejder, så kan man lære en hel masse.

Følg: Twitter – Google Plus

Her kommer Caspers besvarelse:

Jeg er generelt et meget struktureret og procesorienteret menneske, hvilket man I min optik bliver nødt til at være, for at få det fulde udbytte ud af ens forretning. Derfor synes jeg det var super fedt, at Dennis gav mig muligheden for at dele mine tips til optimering af ens tid. Tid er og bliver det dyrebareste du har, uanset om du er konsulent, iværksætter eller familiefar, og endnu mere hvis du er alle tre ting. Tidsoptimering i min verden, handler altså om at få fjernet mest muligt fra dit hoved, og puttet ind i værktøjer, som kan gøre dig mere effektiv. Så kan du bruge hjernekapaciteten på at arbejde, og ikke på at tænke på unødvendige ting.

1. Hvordan organiserer du din tid, så du får lavet mest muligt og hvilke værktøjer benytter du til at organisere dig?

Jeg har en tilgang til, at det skal være så simpelt som muligt. Jeg har prøvet at bruge nogle forskellige værktøjer, men det for komplekst og uoverskueligt. Så det har altid været vigtigt for mig, at de ting jeg bruger til at organisere min tid, er så simple og let tilgængelige som mulige. Derfor bruger jeg faktisk blot Apples indbyggede Apps, til at organisere min tid. Det vil sige:

Kalender

Her skriver jeg alle mine aftaler ind, og de er delt på tværs af mine enheder (iPad, iPhone og MacBook). Min kalender er min partner in crime, det er så vigtigt for mig, at den opdateret med tidspunkter, adresser osv.

Påmindelser

Det er Apples egen to-do liste. Den er komplet genial, og mit vigtigste værktøj. Her skriver jeg alle opgaver ned, prioriterer dem og giver dem deadlines. Jeg har også nogle delte lister med partnere, udviklere osv. så jeg hele tiden kan se hvor langt de er.

Mail ‘flag’

En af de ting, som virkelig kan være stressende, er hvis man ikke ved, hvad man skal gå i gang med, eller selv render rundt og husker på en masse ting. Derfor bruger jeg rigtig meget funktionen ’Flag’ i Apples mail program. Så ser det nemlig sådan her ud, og så ved jeg at der er mails der skal vendes tilbage på:

2. Hvordan optimerer du din tid?

Optimering er altid en proces, som konstant er i gang. Derfor er jeg også hele tiden opmærksom på ting, som kan optimere min tid.

Generelt kan man sige, at jeg putter alle ting ind i kasser. Hvis det er en aftale, så smider jeg den i kalenderen. Er det en opgave, så ryger den i Påmindelser. Er det en mail, hvor jeg afventer info, så får den et flag. Jeg kunne aldrig drømme om at skrive en fysisk huskeseddel. Så ville det være udenfor ’rammerne’, og så falder idéen med organisering til jorden. Det er vigtigt du holder dig til så få værktøjer som muligt, og sørger for at bruge dem.

Først og fremmest, så spurgte min mor mig tit om en masse ting. ’Hvornår er du hjemme, hvad skal du, er du i jylland eller Spanien osv.’. Derfor gav jeg hende adgang til min kalender, og nu kan hun selv se på hendes iPhone. Det samme har jeg med min partner, Rasmus Borup, så jeg altid ved hvad han laver – og omvendt. Det gør, at jeg sparer en masse tid når jeg skal koordinere med både mor, medarbejdere mv. De ved altid hvad jeg laver, og kan selv se hvornår jeg har tid.

Derudover har jeg også fjernet min mail fra telefonen. Det tager en voldsom masse tid, og man får aldrig svaret lige så godt. Derudover vil man også opleve, at det fjerner en masse stress når de er væk. Det kan jeg kun anbefale. Husk, at hvis folk virkelig har noget vigtigt, så ringer de til dig. Ingen mails er livsnødvendige.

3. Hvad er dit vigtigste råd til andre, så de får mere lavet?

Du er din egen største tidsrøver. Du spiler for meget af din egen tid, hvis du ikke bliver mere struktureret. Sørg derfor for, at få skrevet så mange ting ned som muligt. Jeg har en bevidst taktik om, at jeg ALDRIG selv vil huske på noget. Alt jeg skal huske, får enten et ’flag’ eller bliver skrevet i påmindelser. På den måde glemmer jeg aldrig noget, og jeg skuffer aldrig nogle.

Ved at gøre det på den måde, så ved jeg også altid hvad jeg skal starte på, når jeg sætter mig til at arbejde. Så har jeg nemlig bare en liste jeg kan åbne, og så er det bare at starte fra en ende af.

Mit vigtigste råd er derfor, at man tager dette seriøst. Udover man kan spare tid (og dermed tjene flere penge, da penge = tid), så giver det også meget mindre stress. Du vil kunne overskue mange flere ting, og det er aldrig dårligt.

Sjov bonus fra Casper

Casper sendte mig samen med sin besvarelse en mail med dette billede, hvor netop påmindelsen om, at han skulle husk at besvare mine spørgsmål, poppede op.

Opsummering

Jeg håber du har fået noget ud af de forskellige besvarelser. Her er et par ting, som specielt bliver bekræftet:

• Organiser din tid i en kalender.
• Giv dig selv nogle fortjente pauser / delmål.
• Kan det afsluttes på 5 minutter, så gør det.
• Kom i gang og giv dig selv fri når du er færdig.

Hvis du selv hungre for at blive bedre til at tidsoptimere, så kan du starte med at kigge på hvilke bøger som har hjulet mig til at blive bedre i mit privat- og arbejdsliv. Se dem her – Der er ikke mange, men de er nøje udvalgt efter anbefaling fra forskellige dygtige personer.

PS. Jeg har gennem tiden været utrolig glad for denne lydfil som Martin Thorborg lavede i 2008. Den giver et godt spark i røven, hvis du føler dig dum og doven.

Sælg mere via din webshop – Tips & tricks til mersalg fra 8 e-handelseksperter – Her er de lavthængende frugter Splogs til linkbuilding – Hvad er en splog?